KI-Tools im Unternehmen: jede Nutzung mit Regel und Verantwortlichem
KI-Tools im Unternehmen laufen meist, bevor jemand sie beschlossen hat: jeder Mitarbeiter mit eigenem Konto, niemand mit Überblick über Daten, Kosten und Zuständigkeit. Unsere KI-Beratung bringt diesen Bestand für Firmen in Deutschland in Ordnung und legt je Aufgabe fest, ob KI unter schriftlichen Regeln bleibt, in einen kontrollierten Prozess wechselt oder wegfällt.
Vertrag nach deutschem Recht, Datenregeln nach DSGVO. Ein typisches Bild: Im Vertrieb entstehen Angebotstexte mit ChatGPT & Co., in der Kundenbetreuung hat jemand einen Assistenten eingerichtet, den nur er bedienen kann. Welche Kundendaten dabei ein Modell erreicht haben, was die Konten zusammen kosten und wer bei einem Fehler geradesteht, weiß niemand. Bestandsaufnahmen aus anderen Firmen legen wir nicht vor. Vorführen können wir den eigenen Betrieb, mit Beispieldaten statt Kundendaten.
Für wen
- Geschäftsführer, die in der Kreditkartenabrechnung KI-Abonnements finden, die niemand beantragt hat.
- IT-Verantwortliche, die gefragt werden, welche Kundendaten schon an ein Sprachmodell gegangen sind – und keine Stelle haben, an der das nachzulesen wäre.
- Abteilungen, in denen ein einzelner Mitarbeiter mit selbst geschriebenen Anweisungen eine Aufgabe erledigt, die ohne ihn niemand mehr übernehmen kann.
- Firmen, die KI-Nutzung schon einmal verboten haben und seitdem sehen, dass sie trotzdem stattfindet – nur unsichtbar.
Was Sie bekommen
Bestandsaufnahme: welche KI-Tools im Unternehmen tatsächlich laufen
Wir sprechen mit den Abteilungen, sehen Abrechnungen und Kontenlisten durch und prüfen, welche KI-Funktionen in Office-Paket, CRM oder Browser-Erweiterungen eingeschaltet sind. Je Werkzeug entsteht eine Zeile: wer nutzt es, wofür, auf welchem Konto, mit welchen Daten. Wir fragen, statt zu überwachen – wer offen erzählt, was er nutzt, liefert die brauchbarste Liste.
Je Aufgabe eine Entscheidung: bleibt, wird Prozess, entfällt
KI bleibt, wo ein Mensch das Ergebnis liest, bevor es weitergeht, und keine Daten hineingehen, die das Haus nicht verlassen sollen. Prozess wird eine Aufgabe, die sich wiederholt, dieselben Felder braucht und in einem System endet: Sie gehört in eine Anwendung mit Schnittstelle, Protokoll und Kostengrenze. Wegfallen muss, was seinen Nutzen nicht belegen kann oder Daten verlangt, die kein Modell sehen soll.
Nutzungsregeln für KI-Tools im Unternehmen
Je zugelassener Nutzung steht fest: welche Datenarten das Modell sehen darf, welcher Anbieter und welche Kontoart gelten, ob mit dem Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, welche Kostengrenze greift und wer zuständig ist. Die Regeln sind so geschrieben, dass Ihr Datenschutzbeauftragter sie prüfen und freigeben kann; eine Rechtsberatung ersetzen sie nicht.
Kostengrenze und Aufrufjournal statt Überraschung auf der Rechnung
Wechselt KI in eine Anwendung, planen wir einen zentralen Zugang zum Modell mit Kostengrenze und einem Journal, wann welches Modell wofür aufgerufen wurde. Im eigenen Betrieb halten wir es genauso: Unsere Anwendungen erreichen Sprachmodelle über ein eigenes Gateway mit Kostengrenze, daneben stehen über 400 beschriebene Aktionen, die unsere KI ausführt. Im Gespräch zeigen wir das live.
Von der Bestandsliste bis zum überwachten Ablauf
Gespräch über den heutigen Stand
Sie schildern, wo im Haus KI genutzt wird, soweit bekannt. Danach sagen wir, ob sich eine Bestandsaufnahme lohnt oder schon eine Regel das Problem löst.
Angebot: Abteilungen, Einblicke, Dokumente
Darin stehen die einbezogenen Abteilungen, welche Abrechnungen und Konten wir einsehen und welche Dokumente Sie erhalten: Werkzeugliste, Entscheidung je Aufgabe, Nutzungsregeln, Kostengrenzen. Auch der Zeitrahmen ist dort festgehalten.
Einordnen und Regeln schreiben
Die Werkzeugliste wird Aufgabe für Aufgabe eingeordnet. Strittige Fälle – ein Dienst, auf den eine Abteilung nicht verzichten will, dessen Anbieter aber keinen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet – entscheidet die Geschäftsführung, bevor sie in den Regeln stehen.
Übergabe an die Zuständigen im Haus
Regeln und Werkzeugliste gehen an die benannten Verantwortlichen. Aufgaben, die Prozess werden sollen, sind so beschrieben, dass daraus eine Leistungsbeschreibung für Prozessautomatisierung im Werkvertrag wird – bei uns oder bei einem anderen Anbieter.
Abnahme statt Versprechen: erst die Regeln, dann der abgenommene Umbau
Bevor Sie uns Kontenlisten oder Beispiele zeigen, schließen beide Seiten eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung – auf Ihrer Vorlage oder unserer. Die KI-Beratung selbst ist ein Dienstvertrag: Sie bezahlen fachkundige Beratung und die vereinbarten Dokumente, eine Ersparnis in bestimmter Höhe sagen wir nicht zu. Welche Dokumente Sie erhalten, steht vor dem Start im Angebot; an ihnen prüfen Sie die Lieferung. Abgerechnet wird nach Tagessatz, bei fest umrissenem Umfang zum Festpreis.
Wird eine Aufgabe zum kontrollierten Prozess, wechselt die Vertragsform: Werkvertrag, Festpreis mit Abnahme oder Tagessatz, Lieferung in Teilen; Abnahmekriterien und Zeitrahmen stehen fest, bevor gebaut wird. Den Umfang legen Sie fest, Weisungen an unsere Entwickler erteilt unsere Projektleitung. Welche Felder ein Sprachmodell sieht, nennt das Angebot; verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. An Code, den wir eigens für Sie schreiben, erhält Ihr Unternehmen die Nutzungsrechte, sobald alles bezahlt ist.
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IT-Consulting für KI und Automatisierung: Fragen vorab
Welche KI-Tools im Unternehmen sind erlaubt?
Eine allgemeingültige Liste gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Daten hineingehen, ob für die genutzte Kontoart ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter besteht und wo verarbeitet wird. Ein Werkzeug kann für Entwürfe ohne Kundendaten zugelassen und für Kundenkorrespondenz gesperrt sein.
Sollten wir private KI-Konten einfach verbieten?
Ein Verbot ohne zugelassenen Weg verschiebt die Nutzung ins Unsichtbare, denn die Arbeit fällt weiter an. Tragfähiger ist die Reihenfolge: Bestandsaufnahme, zugelassene Werkzeuge mit Regel und Firmenkonto, dann das Verbot für alles Übrige.
Wie behalten wir die Kosten für KI im Griff?
Abonnements je Person lassen sich zählen, nutzungsabhängige Aufrufe aus Anwendungen wachsen mit der Menge. Deshalb bekommt jede Anwendung eine Kostengrenze, bei der sie anhält, und ein Journal der Aufrufe. Beträge nennen wir erst nach der Bestandsaufnahme – vorher wären sie geraten.
Wer ist im Unternehmen für KI verantwortlich?
Die Gesamtverantwortung liegt bei der Geschäftsführung. Im Alltag braucht jede zugelassene Nutzung eine benannte Person, die Regel, Konto und Kostengrenze pflegt. Wer das ist, halten die Unterlagen der Beratung je Werkzeug fest.
Welcher Ablauf bleibt bei Ihnen stehen, ohne dass es jemand merkt?
Nennen Sie uns ein Werkzeug oder einen Ablauf, bei dem unklar ist, was er mit Ihren Daten macht oder ob er noch läuft. Im Gespräch klären wir, womit ein Auftrag sinnvoll beginnt.